Unsere Aufgaben als Hausverwaltung

Unsere Arbeit als Hausverwaltung ist ein vielschichtiges Unterfangen. Im folgenden finden Sie eine Leistungs- und Aufgabenübersicht.
Instandhaltung und Betreuung
Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder
Verteilung der Kosten, Abrechnung
Führung der Dokumente
Vertretung gegenüber Dritten
Betreuung der Wohnungseigentümer im Innenverhältnis
 

1. Instandhaltung Gemeinschaftseigentum und Betreuung der Eigentums-Wohnanlage
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Veranlassung regelmäßiger Wartungsarbeiten, z.B. Heizung, Aufzug, Wasserzähler, Feuerlöscher, Dachrinnen etc.

Einsatz von Hausmeister, Aufzugswärtern und Reinigungsfirmen, Aufstellung und Kontrolle der Putzordnung.

Sicherstellung der regelmäßigen Ver- und Entsorgung (Wasser, Strom, TV, Öl/Gas, Müll,...)

Einholung von Angeboten und Kostenvoranschlägen für Reparaturen

Bestellung von Handwerkern und Überprüfung der geleisteten Arbeiten

Verwahrung der Generalschlüssel, Zweitschlüssel und der Schließanlagendokumente

Größere Instandhaltungsmassnahmen bedürfen eines Beschlusses des Verwaltungsbeirates oder der Wohnungseigentümerinnengemeinschaft.

Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder, Kontoführung
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Anforderung der monatlichen Vorauszahlungen (Hausgelder)

Anforderung oder Rückzahlung der Beiträge aus der Jahresabrechnung

Überwachung der Zahlungseingänge und regelmäßiges Mahnwesen

gerichtliche Geltendmachung von Außenständen

Bezahlung der Lieferanten, Handwerker, Versicherungen, Versorgungsunternehmen, Hausmeister etc.

Anlage der Gelder aus der Instandhaltungsrücklage

Führung der Bankkonten, Lastschrifteinzüge, Überweisungen, Daueraufträge

laufende Finanz-, Lohn- und Kontokorrentbuchhaltung

Verteilung der Kosten, Abrechnung und Wirtschaftsplan
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Kostenschätzung und Erstellung des Wirtschaftsplanes für das kommende Jahr

Haupt- und Unterzählerablesungen, Verteilung der Heizungs- und Warmwasserkosten

Buch- und belegmäßige Dokumentation der angefallenen Kosten und Erträge

Trennung der auf die Mieter umlagefähigen Positionen von den Kosten für die Eigentümer

Abgrenzung der Aufwendungen auf das jeweilige Wirtschaftsjahr (z.B. Ölbestand, Abschlagszahlungen)

Umlage der Kosten und Erträge auf die einzelnen Eigentümer unter Anrechnung der Vorauszahlungen

Führung der Dokumente
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Aufbewahrung der Baupläne, Teilungserklärungen, Versammlungsprotokolle etc.

Führung der Vertragsunterlagen für Strom, Gas, Wasser, Kabel, Wartung, Hausmeister, Reinigung etc.

Führung der Versicherungsdokumente und Schadensdokumentierung

Abwicklung des Schriftverkehrs und Führung der Haus- und Eigentümer-Akten

Vorhaltung der Unterlagen zur Einsichtnahme und Prüfung durch Eigentümer und Verwaltungsbeirat

Für die Aufbewahrung der Unterlagen gelten die jeweiligen Aufbewahrungspflichten und -Fristen des Handels- und Steuerrechts.

Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten
  
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Führung der Lohnkonten, Ermittlung der Lohnsteuer, Sozialabgaben, Berufsgenossenschaft

Abschluß von Verträgen (Versicherungen, Versorgungsunternehmen, Handwerker, Hausmeister etc.)

Entgegennahme von amtlichen Zustellungen und Einlegung von Rechtsmitteln

Vertretung bei Streitfällen vor Gericht

Geltendmachung von Ansprüchen aus Gewährleistung, Sachbeschädigung oder Versicherungsschaden

Betreuung der Wohnungseigentümer im Innenverhältnis
  
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Einladung zur ordentlichen und außerordentlichen Eigentümerversammlung

Vorbereitung der zu fassenden Beschlüsse und Prüfung der Rechtmäßigkeit

Information der Eigentümer über anstehende oder künftige Probleme

Durchführung und Leitung der Eigentümerversammlung

Protokollierung der Beschlüsse und Versand des Protokolls an alle Eigentümer, ggf. notarielle Beurkundung

Durchsetzung der gefassten Beschlüsse

Aufstellung und Durchsetzung der Hausordnung

Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat

Auskunfts- und Beratungsstelle für die Wohnungseigentümer

 

 

 

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